Welcome to
PT AJA Sertifikasi
Indonesia - AJA Group 

PROSES SERTIFIKASI - CERTIFICATIONS PROCESS


CERTIFICATIONS

LANGKAH 1

Lengkapi kuesioner dan kirimkan kembali ke AJA setelah diisi. AJA akan meninjau informasi yang diberikan dan mempersiapkan dan menerbitkan Usulan Biaya (Quotation) untuk Siklus tiga tahun.

Harap Perhatikan bahwa semua audit terakreditasi dilakukan dalam dua tahap dan bahwa dalam beberapa kasus kedua audit ini perlu dilakukan di tempat Anda


LANGKAH 2
Setelah menerima usulan biaya, jika setuju, dokumen tersebut ditandatangani dan tanggal (yang merupakan halaman akhir dari Usulan Biaya) untuk mengkonfirmasi niat Anda untuk memanfaatkan jasa AJA. Sebuah konfirmasi penerimaan dan faktur untuk biaya tahun pertama akan dikirimkan ke Anda.

LANGKAH 3
Setelah menerima Usulan biaya yang sudah ditandatangani, Lead Auditor akan dialokasikan untuk melakukan audit Anda. Lead Auditor tersebut akan menghubungi Anda untuk menyusun jadwal kunjungan sementara, menjelaskan proses registrasi dan menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki mengenai proses audit/sertifikasi.

LANGKAH 4
Setelah Prosedur, Manual dan dokumentasi sistem lainnya milik perusahaan Anda selesai dipersiapkan, maka dokumen tersebut akan ditinjau terhadap persyaratan standar yang relevan. Mungkin perlu untuk melaksanakan ulasan ini di tempat yang didukung oleh audit terbatas untuk memvalidasi efektivitas dokumentasi sebelum audit pendaftaran. Ini disebut sebagai Tahap 1 Audit. Sebagian besar masalah potensial dapat diidentifikasi selama Tahap 1 Audit dan ini dapat dihilangkan dengan Anda sebelum resmi Audit pendaftaran / kepatuhan. Anda akan disajikan dengan laporan resmi dari temuan dari audit

LANGKAH 5
Pada saat penyelesaian Audit Tahap 1, Lead Auditor akan membahas dan saling mengkonfirmasi tanggal pendaftaran audit. Lead Auditor juga akan memperhitungkan setiap waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian untuk sistem terdokumentasi yang dihasilkan dari setiap kekurangan yang diidentifikasi selama tinjauan dokumen.

LANGKAH 6
Audit utama akan dimulai dengan pertemuan pembukaan. Selama pertemuan ini metodologi dan pelaksanaan audit akan dijelaskan. Itinerary (Rencana Perjalanan) juga akan dikonfirmasikan dan kesempatan yang diberikan untuk setiap pertanyaan yang Anda miliki tentang proses audit. Yang menghadiri pembukaan pertemuan adalah sesuai kebijakan klien tetapi dianjurkan personil manajemen kunci yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan sistem yang hadir.

LANGKAH 7
Audit akan terdiri dari pengambilan sampel pengamatan bukti obyektif (rekaman) dari proses dan interview dengan personil pada semua tingkat organisasi perusahaan Anda. Untuk audit selama beberapa hari gambaran singkat dari kemajuan audit akan diberikan pada penutupan setiap hari.

LANGKAH 8
Dimana Lead Auditor memutuskan bahwa ada ketidaksesuaian secara total selama audit dari sistem terhadap persyaratan standar, pertemuan akan diadakan dengan senior manajemen untuk memberitahukan tentang temuan tersebut dan mengambil kesepakatan dengan Anda mengenai tindakan yang perlu dilakukan. Perlu dicatat bahwa ini adalah kejadian langka.

LANGKAH 9
Pada saat penyelesaian audit Tahap 2, pertemuan penutupan akan diadakan untuk memberikan gambaran tentang audit dan detail temuan audit dan rekomendasi. Setiap kekurangan yang diidentifikasi yang mempengaruhi kepatuhan Anda dengan standar atau dapat mengganggu kemampuan Anda untuk menyediakan pelanggan Anda dengan produk yang berkualitas / jasa akan didokumentasikan dalam Tindakan Perbaikan/Corrective Action Request (CAR). Di mana kekurangan yang mempengaruhi seluruh proses produksi, maka CAR akan ditunjuk sebagai major. Dalam kedua jenis CAR tersebut, auditee mengirimkan tindakan yang akan diambil untuk mengatasi kekurangan sebelum sertifikat dapat dikeluarkan oleh AJA. Dalam kasus CAR major, anda akan diminta untuk menyerahkan bukti yang terdokumentasi terhadap tindakan yang telah diambil untuk mengatasi masalah dan dalam keadaan tertentu kunjungan kembali mungkin diperlukan untuk memeriksa bahwa langkah-langkah perbaikan telah dilaksanakan. Selain itu, pada pertemuan ini Anda akan disarankan mengenai kunjungan surveilance oleh AJA.

LANGKAH 10
Adalah kebijakan umum AJA untuk menghasilkan laporan tertulis pada saat audit utama (tahap kedua) selesai (jika tidak memungkinkan, maka laporan tertulis harus disiapkan dalam waktu 10 hari kerja). Laporan ini akan diserahkan kepada AJA untuk ditinjau oleh Manajer Sertifikasi atas nama Dewan Independen AJA, yang perannya adalah untuk memastikan bahwa AJA independen dan adil dalam berurusan dengan pelanggan. Dewan Independen mengulas laporan secara retrospektif.

PEMBERIAN SERTIFIKAT

Setelah laporan tersebut telah berhasil diperiksa, Registration Certificate dan Registration Schedule akan dikeluarkan, biasanya dalam waktu 15 hari kerja setelah penyelesaian audit.


PENGAWASAN

Proposal biaya akan diberikan atas dasar audit surveillance yang dilangsungkan tiap 12 bulan atau 6 bulanan mengikuti audit pertama. Audit surveillance tiap 12 bulanan lebih disukai oleh sebagian besar klien AJA. Namun pilihan untuk pengawasan tiap 6 bulanan dapat dilakukan (bagi mereka yang menginginkan program kunjungan yang lebih sering) dan proposal biaya dapat disediakan sesuai permintaan. Dimana klien gagal untuk secara efektif mempertahankan sistem manajemen mereka pada kunjungan 12 bulanan atau selama audit awal jelas bahwa ada kekhawatiran yang cukup untuk menunjukkan bahwa lebih banyak kunjungan rutin akan lebih tepat, dan AJA dapat mempertahankan hak untuk memaksakan kunjungan pengawasan 6 bulanan sampai kepercayaan dipulihkan.


MEKANISME PENANGANAN BANDING DAN KELUHAN
Mekanisme Penanganan Banding dan Keluhan dapat dilihat pada Code of Practice.

PENGGUNAAN LOGO

Mekanisme Penggunaan Logo AJA dapat dilihat dengan mengklik  pada link di sini


CODE OF PRACTICES

Aturan dan ketentuan tambahan lainnya tertuang dalam Kode Praktik (Code of Practice/CoP) AJA. CoP edisi terbaru tersebut akan diberikan bersamaan dengan proposal kontrak anda. Sangat penting untuk membaca CoP ini dengan sangat hati-hati.

 

Kode Praktik (Code of Practice/CoP) AJA dapat dilihat dengan mengklik pada link di sini


KETIDAKBERPIHAKAN

Pernyataan Kebijakan Ketidakberpihakan AJA dapat dilihat dengan mengklik pada link​ di sini




STEP 1

Complete the on-line questionnaire and return to AJA Registrars or request an information pack from your local office, which will include the questionnaire for the required service. Complete this questionnaire and return to AJA Registrars who will review the information provided and prepare and issue a Proposal of Cost (Quotation) for a three-year Cycle.

Please Note that all accredited audits are conducted in two stages and that in some cases both of these audits will need to be conducted at your premises


STEP 2

On acceptance of the quotation, submit the signed and dated Application (which is the final page of the Proposal of Costs) to confirm your intent to utilise the services of AJA Registrars. A confirmation of receipt and invoice for the first year’s fees will be posted to you by return.


STEP 3

On receipt of a signed Application, a Lead Auditor will be allocated to conduct your audits. He/she will contact you to agree a provisional schedule for the visits, explain the registration process and answer any questions you may have.


STEP 4

Once your company’s Procedures and Manuals and other system documentation are complete, these will be reviewed against the requirements of the relevant standard. It may be necessary to carry out this review on-site supported by a limited audit to validate the effectiveness of the documentation prior to the registration audit. This is referred to as a Stage 1 Audit. Most potential problems can be identified during the Stage 1 Audit and these can be eliminated by you prior to the formal registration/compliance audit. You will be presented with a formal report of the findings from this audit.


STEP 5

On completion of the Stage 1 audit the Lead Auditor will discuss and mutually confirm the registration audit date. This will take account of any time needed to make any adjustments to the documented system resulting from any deficiencies identified during the document review.


STEP 6

The main registration audit will commence with an opening meeting. During this meeting the methodology and conduct of the audit will be explained. The itinerary will also be confirmed and an opportunity given for any questions you may have regarding the audit. Who attends the opening meeting is a matter for the client but it is recommended as a minimum the key management personnel responsible for the implementation of the system are in attendance.


STEP 7

The registration audit will consist of sampling of objective evidence (records) observation of working processes and discussion with personnel at all levels of your company’s organisation. For audits over several days a brief outline of the progress of the audit will be given at the close of each day.


STEP 8

Should the Lead Auditor decide at any time during the audit that there is a complete breakdown of the system against the requirements of the standard, a meeting will be called with senior management to advise you of the Team’s findings and agree with you a course of action. It is worth noting however that this is a rare occurrence.


STEP 9

On completion of the main registration audit (Stage 2), a closing meeting will be convened to provide an overview of the audit and detail the audit findings and recommendations. Any deficiencies identified which affect your compliance with the standard or can impair your ability to provide your customers with a quality product/service will be documented within a Corrective Action Request (CAR). Where these deficiencies are minor in nature, the CAR will be designated as a minor. Where major deficiencies are noted then the CARs will be designated as major. In both cases a written indication of the action to be taken to address the deficiency before the certificate can be issued must be provided to AJA Registrars. In the case of Major CARs you will be required to submit documented evidence that action has been taken to address the problem and in certain circumstances a return visit may be required to visually check that corrective measures have been implemented. In addition, at this meeting you will be advised of the surveillance routine operated by AJA Registrars.


STEP 10

It is general policy of AJA Registrars to produce a written report on site at the time of the main registration audit (where this not possible, a written report shall be prepared within 10 working days of the registration audit). This report will be submitted to AJA Registrars for review by the appropriate Certification Manager on behalf of the Independent Governing Council of AJA Registrars, whose role it is to ensure that AJA Registrars are impartial and fair in its dealings with its customers. The Governing Council reviews reports retrospectively.


CERTIFICATE ISSUE

Once the report has been successfully reviewed a Registration Certificate and Registration Schedule will be issued, usually within 15 working days of completion of the audit.


SURVEILLANCE

Quotations will be provided on the basis of a 12 monthly or 6 monthly surveillance visit routine following the main registration audit. The 12 monthly routine is preferred by most of AJA Registrar clients. However the option exists for 6 monthly surveillance routines (for those who prefer more frequent visit programmes) and a quotation can be provided accordingly upon request. Should clients fail to effectively maintain their management system on a 12 monthly visit programme or during the main registration audit it is evident that there were sufficient concerns to indicate that more regular visits would be more appropriate, then AJA Registrars would retain the right to impose 6 monthly surveillance visits until confidence is restored.


MECHANISM OF APPEAL and COMPLAINTS HANDLING

Mechanism Appeals and Complaints Handling can be seen in the Code of Practice 


CODE OF PRACTICE

Additional rules and conditions are contained in AJA’s Code of Practice (CoP). The current Code of Practice will be issued along with your Proposal/Application. It is important that you read this carefully.


AJA Registrar’s Codes of Practice can be viewed on line by clicking on the link here


IMPARTIALITY

AJA Registrar’s Impartiality Policy Statement can be viewed on line by clicking on the link here