PROSES SERTIFIKASI ISPO - 

ISPO CERTIFICATIONS PROCESS


CERTIFICATIONS

LANGKAH 1

Lengkapi Aplikasi Form dan kirimkan kembali ke AJA setelah diisi. AJA akan meninjau informasi yang diterima dan mempersiapkan untuk menyampaikan Usulan Biaya (Quotation) melalui surat penawaran untuk Siklus lima tahun.

Harap Perhatikan bahwa semua audit terakreditasi dilakukan dalam dua tahap pada tahun pertama dan bahwa dalam beberapa situasi audit kedua ini perlu dilakukan di tempat Anda


LANGKAH 2
Setelah menerima usulan biaya, jika setuju, dokumen tersebut ditandatangani dan tanggal (yang termuat dalam halaman akhir Surat Penawaran) untuk mengkonfirmasi keinginan Anda untuk memanfaatkan jasa AJA. Selanjutnya AJA akan menyampaikan konfirmasi penerimaan dan faktur untuk biaya tahun pertama yang akan dikirimkan ke Anda.

LANGKAH 3
Setelah menerima surat penawaran harga dan disepakati dalam bentuk penandatanganan, Lead Auditor akan dialokasikan untuk melakukan audit Anda. Lead Auditor tersebut akan menghubungi Anda untuk menyusun jadwal kunjungan sementara, menjelaskan proses registrasi dan menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki mengenai proses audit/sertifikasi.

LANGKAH 4
Setelah Prosedur, Manual dan dokumentasi sistem lainnya milik perusahaan Anda selesai dipersiapkan, maka dokumen tersebut akan ditinjau terhadap persyaratan standar yang relevan. Dalam peninjauan tersebut akan dilakukan review terhadap dokumen yang disajikan untuk memvalidasi efektivitas dokumentasi tersebut. Ini disebut sebagai Tahap 1 Audit. Sebagian besar masalah potensial dapat diidentifikasi selama Tahap 1 Audit dan ini dapat dihilangkan dengan Anda melakukan perbaikan sesuai dengan standard yang digunakan. Hasil tersebut akan disajikan dalam format resmi dari temuan audit.

LANGKAH 5
Pada saat penyelesaian Audit Tahap 1, Lead Auditor akan membahas dan saling mengkonfirmasi proses audit selanjutnya. Lead Auditor juga akan memperhitungkan setiap waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian untuk sistem terdokumentasi yang dihasilkan dari setiap kekurangan yang diidentifikasi selama tinjauan dokumen/tahap 1.

LANGKAH 6
Pelaksanaan audit akan dimulai dengan pertemuan pembukaan. Selama pertemuan ini metodologi dan pelaksanaan audit akan dijelaskan. Audit Plan (Rencana Perjalanan Audit) juga akan dikonfirmasikan dan kesempatan yang diberikan untuk setiap pertanyaan yang Anda miliki tentang proses audit. Yang menghadiri pembukaan pertemuan adalah sesuai kebijakan klien tetapi dianjurkan personil manajemen kunci yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan sistem yang hadir.

LANGKAH 7
Audit akan terdiri dari pengambilan sampel pengamatan bukti obyektif (rekaman) dari proses dan interview dengan personil pada semua tingkat organisasi perusahaan Anda. Untuk audit selama beberapa hari, hasil audit setiap harinya akan di informasikan sebagai gambaran singkat hasil kegiatan audit pada hari tersebut di  penutupan setiap harinya.

LANGKAH 8
Dimana Lead Auditor memutuskan bahwa ada ketidaksesuaian secara total selama audit dari sistem terhadap persyaratan standar, pertemuan akan diadakan dengan top manajemen untuk memberitahukan tentang temuan tersebut dan mengambil kesepakatan dengan Anda mengenai tindakan yang perlu dilakukan. Perlu dicatat bahwa ini adalah kejadian yang harus diperhatikan secara khusus.

LANGKAH 9
Pada saat penyelesaian audit Tahap 2, pertemuan penutupan akan diadakan untuk memberikan gambaran tentang audit dan detail temuan audit dan rekomendasi. Setiap kekurangan yang diidentifikasi yang mempengaruhi kepatuhan Anda dengan standar atau dapat mengganggu kemampuan Anda untuk menyediakan pelanggan Anda dengan produk yang berkualitas / jasa akan didokumentasikan dalam Tindakan Perbaikan/Corrective Action Request (CAR). Di mana kekurangan yang mempengaruhi seluruh proses produksi, maka CAR akan dianggap tidak memenuhi/tidak sesuai. Auditee mengirimkan tindakan yang akan diambil untuk mengatasi kekurangan sebelum sertifikat dapat dikeluarkan oleh AJA. Dalam kasus CAR tidak memenuhi/tidak sesuai, anda akan diminta untuk menyerahkan bukti yang terdokumentasi terhadap tindakan yang telah diambil untuk mengatasi masalah dan dalam keadaan tertentu kunjungan kembali mungkin diperlukan untuk memeriksa bahwa langkah-langkah perbaikan telah dilaksanakan. Selain itu, pada pertemuan ini Anda akan disarankan mengenai kunjungan surveilance oleh AJA.

LANGKAH 10
Adalah kebijakan umum AJA untuk menghasilkan laporan tertulis pada saat audit sertifikasi awal (audit tahap kedua) selesai (jika tidak memungkinkan, maka laporan tertulis harus disiapkan dalam waktu 10 hari kerja). Laporan ini akan diserahkan kepada AJA untuk ditinjau oleh Manajer Sertifikasi atas nama Dewan Independen AJA, yang perannya adalah untuk memastikan bahwa AJA independen dan adil dalam berurusan dengan pelanggan. Dewan Independen mengulas laporan secara retrospektif.

PEMBERIAN SERTIFIKAT

Setelah laporan tersebut telah berhasil diperiksa, Registration Certificate dan Registration Schedule akan dikeluarkan, biasanya dalam waktu 30 hari kerja setelah penyelesaian audit.


PENILIKAN

Penawaran biaya akan disampaikan atas dasar audit surveillance yang dilansungkan maksimal 12 bulan atau minimal 6 bulan setelah sertifikasi awal.Dimana klien gagal untuk secara efektif mempertahankan sistem manajemen mereka.


MEKANISME PENANGANAN BANDING DAN KELUHAN
Mekanisme Penanganan Banding dan Keluhan dapat dilihat dengan mengklik pada link disini .

PENGGUNAAN LOGO

Mekanisme Penggunaan Logo AJA dapat dilihat dengan mengklik  pada link di sini


CODE OF PRACTICES

Aturan dan ketentuan tambahan lainnya tertuang dalam Kode Praktik (Code of Practice/CoP) AJA. CoP edisi terbaru tersebut akan diberikan bersamaan dengan proposal kontrak anda. Sangat penting untuk membaca CoP ini dengan sangat hati-hati.

 

Kode Praktik (Code of Practice/CoP) AJA dapat dilihat dengan mengklik pada link di sini


KETIDAKBERPIHAKAN

Pernyataan Kebijakan Ketidakberpihakan AJA dapat dilihat dengan mengklik pada link di sini



STEP 1

Complete the Application Form and send it back to AJA after it is filled out. AJA will review the information receive and prepare to submit a Quotation by letter of offer for a five-year cycle.

That all accredited audits are carried out in two stages in the first year and in some situations this second audit needs to be done at your premises.

Complete the Application Form and send it back to AJA after it is filled out. AJA will review the information received and prepare to submit a Quotation by letter of offer for a five-year cycle.
That all accredited audits are carried out in two stages in the first year and in some situations this second audit needs to be done at your premises
Complete the Application Form and send it back to AJA after it is filled out. AJA will review the information received and prepare to submit a Quotation by letter of offer for a five-year cycle.
That all accredited audits are carried out in two stages in the first year and in some situations this second audit needs to be done at your premises


STEP 2

After receiving the proposed fee, if agreed, the document is signed and the date (which is contained in the last page of the Offer letter) to confirm your intent to utilize AJA's services. AJA then will send you a confirmation of receipt and an invoice for the first year's fees that will be send to you. 


STEP 3

After receiving the quote letter and agreed if the form of signing, a Lead Auditor will be allocated to conduct your audit. The lead auditor will contact you to schedule an interim visit, explain the registration process and answer any questions that you may have regarding the audit/certification process.


STEP 4

Once your company’s Procedures and Manuals and other system documentation have been prepared, they will be reviewed against the requirements of the relevant standard. During the review, a review of documents presented will be carried out to validate the effectiveness of documentation. This is referred to as a Stage 1 Audit. Most potential problems can be identified during the Stage 1 Audit and these can be eliminated by you making repairs according to standard used. The results will be presented in the official format of the audit findings.


STEP 5

Upon completion of the Phase 1 audit, the Lead Auditor will discuss and mutually confirm the registration audit date. The Lead Auditor will also take into account any time required to make any adjustments to the documented system resulting from any deficiencies identified during the document review/stage.


STEP 6

The audit will begin with the opening meeting. During this meeting the methodology and conduct of the audit will be explained. An audit plan will also be confirmed and an opportunity given for any questions you may have regarding the audit. Attendance at the opening meeting is a matter for the client but it is recommended as a minimum the key management personnel responsible for the implementation of the system are in attendance.


STEP 7

The registration audit will consist of sampling of objective evidence (records) observation of working processes and discussion with personnel at all levels of your company’s organization. For audits over several days a brief outline of the progress of the audit will be given at the close of each day.


STEP 8

When the Lead Auditor determines that there is a total non-compliance during the audit of the system against of the requirements of the standard, a meeting will be held with the top management to inform about the findings and reach agreement with you and necessary actions to be taken. It should be noted that this is an incident that deserves special attention.


STEP 9

On completion of the main registration audit (Stage 2), a closing meeting will be convened to provide an overview of the audit and detail the audit findings and recommendations. Any deficiencies identified which affect your compliance with the standard or can impair your ability to provide your customers with a quality product/service will be documented within a Corrective Action Request (CAR). Where these deficiencies are minor in nature, the CAR will be designated as a minor. Where major deficiencies are noted then the CARs will be designated as major. In both cases a written indication of the action to be taken to address the deficiency before the certificate can be issued must be provided to AJA. In the case of Major CARs you will be required to submit documented evidence that action has been taken to address the problem and in certain circumstances a return visit may be required to visually check that corrective measures have been implemented. In addition, at this meeting you will be advised of the surveillance routine operated by AJA.


STEP 10

It is general policy of AJA to produce a written report when the initial certification audit (second stage audit) is completed (if this is not possible, a written report must be prepared within 10 working days). This report will be submitted to AJA for review by the Certification Manager on behalf of AJA Independent Board, whose role is to ensure that AJA is independent and fair in its dealings with customers. The Independent Board reviews the report retrospectively.


CERTIFICATE ISSUE

Once the report has been successfully reviewed a Registration Certificate and Registration Schedule will be issued, usually within 30 working days of completion of the audit.


SURVEILLANCE

The fee offer will be submitted on the basis of a surveillance audit carried a maximum of 12 months or minimum 6 months after initial certification. When the client fails to effectively maintain their management system.


MECHANISM OF APPEAL and COMPLAINTS HANDLING

Mechanism Appeals and Complaints Handling can be seen by clicking on the link here  


USE OF LOGO 

The mechanism for using the AJA logo can be seen by clicking on the link here


CODE OF PRACTICE

Additional rules and conditions are contained in AJA’s Code of Practice (CoP). The current Code of Practice will be issued along with your Proposal/Application. It is important that you read this carefully.


AJA’s Codes of Practice can be viewed on line by clicking on the link


IMPARTIALITY

AJA's Impartiality Policy Statement can be viewed on line by clicking on the link here