Ruang Lingkup

PT ACube TIC International menyediakan audit dan sertifikasi yang independen pada sistem manajemen yang dijalankan oleh perusahaan terhadap persyaratan standar internasional berikut yang relevan:

• Sistem Manajemen Mutu – ISO 9001 (SMM)
• Sistem Manajemen Lingkungan – ISO 14001 (SML)

Ketentuan Umum

Ketentuan dasar untuk mendapatkan dan mempertahankan sertifikasi dengan PT ACube TIC International adalah perusahaan pemohon setuju untuk mematuhi peraturan dan prosedur berikut :

• Semua informasi yang dianggap perlu oleh PT ACube TIC International dalam rangka melengkapi program audit yang relevan, harus disediakan oleh perusahaan pemohon;
• Jika PT ACube TIC International belum puas dengan persyaratan sertifikasi yang harus dipenuhi pemohon, maka PT ACube TIC International akan menginformasikan kepada perusahaan pemohon untuk memenuhi aspek-aspek yang belum dipenuhi tersebut;
• Ketika perusahaan pemohon dapat menunjukkan tindakan perbaikan telah dilakukan dalam batas waktu yang telah ditentukan, untuk memenuhi persyaratan, maka PT ACube TIC International akan mengatur ulang audit hanya pada bagian yang tidak dapat diverifikasi melalui penyerahan bukti dokumenter.
• Jika perusahaan pemohon gagal melakukan tindakan perbaikan dalam batas waktu yang telah ditentukan, PT ACube TIC International mungkin perlu melakukan audit ulang secara penuh, dengan penambahan biaya dibebankan kepada perusahaan pemohon
• Identifikasi kesesuaian hanya mengacu pada lokasi yang telah diaudit dan berlaku pada ruang lingkup yang muncul pada sertifikat;
• Biaya sertifikasi harus dibayar sesuai jangka waktu yang tercantum pada proposal. Sertifikat tidak akan diterbitkan setelah audit awal atau reaudit sampai biaya telah dibayar secara penuh. Selain itu, sertifikasi dapat ditangguhkan atau ditarik jika biaya surveillance tidak dibayar secara penuh;
• Dalam rangka menunjukkan efektifitas tinjauan manajemen dan audit internal maka perusahaan yang telah disertifikasi harus melakukan tinjauan manajemen dan audit internal setidaknya sekali setiap tahun;
• Kegagalan dalam pengembalian Sertifikat dan Jadwal Registrasi yang asli seperti dijelaskan dalam Code of Practice ini akan mengakibatkan tindakan hukum terhadap perusahaan atas dasar penggunaan logo sertifikasi dan akreditasi yang tidak sah dan atas dasar ketidakakuratan representasi status tersertifikasi.
• Pemohon harus mengizinkan PT ACube TIC International untuk melakukan Audit Surveillance sesuai dengan rencana yang tercantum dalam proposal;
• Klien yang telah disertfikasi hanya akan menggunakan logo sertifikasi sesuai dengan panduan Penggunaan Logo Sertifikasi dan Akreditasi PT ACube TIC International;
• PT ACube TIC International bertanggung jawab untuk, dan akan mepertahankan kewenangan, keputusan yang terkait dengan sertifikasi, termasuk pemberian, penolakan, pemeliharaan sertifikasi, perluasan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi, pembaharuan, penangguhan atau pemulihan atas penangguhan, atau penarikan sertifikasi.

General Condition

The basic condition for acquiring and retaining certification with PT ACube TIC International are that the applicant company agrees to, and complies with, the following procedures and rules:

• The client shall make all necessary arrangements for the conduct of all audits including providing for examining documentation and the access to all processes and areas and records and personnel related to the declared scope of work to be certified in the Standard or Standards identified.
• PT ACube TIC International, if not satisfied that all the requirements for certification are being met, shall inform the applicant company of those aspects in which the applicant has failed to satisfy the requirements;
• When the applicant company can show that corrective action has been taken, within a specified time limit, to meet all the requirements, PT ACube TIC International will arrange to repeat only the necessary parts of the audit that can not be verified by submission of documentary evidence;
• If the applicant company fails to take corrective action within the specified time limit, it may be necessary for PT ACube TIC International, at extra cost to the applicant company, to repeat the audit in full;
• Identification of conformity shall refer only to the site or sites audited and shall apply to the worded scope appearing on the certificate;
• Fees must be paid within the timescales stated on the proposal. Registration certificates will not be issued, following initial and re-audits, until fees have been paid in full. Additionally, Registration may be suspended or withdrawn if Surveillance fees are not paid in full;
• In order for the registered company to demonstrate effective management reviews and internal audits these activities shall be carried at least once per year by the registered company.
• Failure to return original registration certificates and schedules as described within these Codes of Practice shall result in legal action being taken against the company on the basis of unauthorized use of certification and accreditation marks and on the basis of inaccurate representation of certified status
• The applicant must allow PT ACube TIC International to conduct on-going surveillance audits in line with the planned arrangements stated in the proposal;

Certified clients must only use the Certification Marks in accordance with the PT ACube TIC International Use of Accreditation and Certification Marks PT ACube TIC International Accredited Offices are responsible for, and will retain authority for, decisions relating to accredited certification, including the granting, maintaining, renewing, extending, reducing, suspending and withdrawing of certification

Audit

Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan. Semua audit berdasarkan sampling dalam sistem manajemen oleh karena itu tidak menjamin 100% sesuai dengan persyaratan standar.

• Audit sistem manajemen pada perusahaan pemohon akan dilakukan dalam dua tahap: Tahap 1 (di lapangan – jika berlaku) adalah audit untuk menentukan kesiapan sistem manajemen pemohon terhadap kriteria standar internasional, termasuk tinjauan dokumen sistem manajemen;
• Audit Tahap 2 (di lapangan) pada sistem manajemen pemohon untuk memastikan penerapan sistem dalam setiap kegiatan sesuai dengan dokumen sistem dan semua elemen standar yang telah ditentukan.

Semua rekaman yang telah dibuat untuk pelaksanaan dan pengoperasian sistem manajemen yang sesuai harus tersedia pada saat pemeriksaan oleh auditor.

Perusahaan pemohon harus memastikan bahwa PT ACube TIC International diberikan nama perwakilan manajemen yang berwenang dan bertanggungjawab pada SMM dan atau SML. Orang ini diperlukan untuk tetap menjaga hubungan dengan PT ACube TIC International. Setiap pergantian orang yang ditunjuk harus dikonfirmasi dengan PT ACube TIC International secara tertulis.

Audit

Quality, Environmental, Information Security, Food Safety and Health and Safety, Medical Devices, Energy Management and Business Continuity Management Systems

All audits are based on sampling within a Management System and are therefore not a guarantee of 100% conformity with standard requirements.

• The audit of the applicant company’s management system shall be carried out in two stages: Stage 1 (on-site, where applicable) – this is an audit to determine the state of readiness of the applicant’s management system against the criteria of the nominated International Standard and includes a review of the document management system;
• Stage 2 (on-site) audit of the applicant company’s management system to ensure the practical system in operation complies with the documented system and with all elements of the nominated standard(s). If ACT is not able to verify the implementation of corrections and corrective actions of any major nonconformity within 6 months after the last day of stage 2, ACT will conduct another stage 2 prior to recommending certification.

All records produced for the implementation and operation of the appropriate management system shall be readily available for inspection by the auditor(s).

The applicant company shall ensure that PT ACube TIC International are advised of the name of the Management Representative who has authority and responsibility for maintaining the QMS, EMS, ISMS, FSMS, OHSAS or MDMS (as appropriate).  This individual shall be required to maintain contact with PT ACube TIC International.  Any change to this designated person must be confirmed to PT ACube TIC International in writing